Dispora Kaltim Dorong Digitalisasi Arsip Demi Efisiensi dan Modernisasi Pengelolaan Dokumen

Bujurnews.com, Samarinda – Langkah modernisasi pengelolaan dokumen terus digalakkan Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur melalui program digitalisasi arsip. Upaya ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data dan pengurangan penumpukan dokumen fisik yang sudah tidak relevan.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menyatakan bahwa pemusnahan arsip fisik diperlukan sebagai bagian dari proses pembaruan, namun tetap harus memperhatikan aturan yang berlaku. Menurutnya, dokumen-dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna sebaiknya dihapus agar tidak menjadi beban bagi institusi.
“Pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan sangat penting. Ini akan membantu masing-masing dinas untuk lebih fokus pada data yang benar-benar diperlukan, namun tetap dalam batas aturan yang ada,” ungkap Rasman.
Selain pemusnahan, Rasman menekankan pentingnya menjaga arsip yang masih relevan melalui digitalisasi, terutama untuk dokumen-dokumen yang mungkin akan diperlukan dalam konteks hukum di masa mendatang. Ia mencatat bahwa data yang terjaga dalam bentuk digital dapat menjadi aset penting saat dibutuhkan.
“Ketika ada kebutuhan hukum atau masalah tertentu, dokumen arsip bisa sangat berharga. Jadi, menyimpan data digital merupakan kewajiban yang harus diperhatikan,” jelasnya.
Dispora Kaltim mencatat bahwa arsip fisik yang akan dimusnahkan sebagian besar berasal dari periode 2005-2011, era sebelum digitalisasi arsip diterapkan secara luas. Meski dokumen fisik tersebut telah dianggap usang, data pentingnya tetap diupayakan terjaga dalam bentuk digital atau alternatif lain.
Rasman menambahkan bahwa proses pemusnahan ini tidak dilakukan secara sembarangan, melainkan melalui pertimbangan matang, terutama untuk dokumen yang telah lebih dari sepuluh tahun. Ia menyebutkan, arsip lama dari tahun 2004 yang tidak lagi relevan bisa menjadi beban penyimpanan jika tidak dimusnahkan.
“Digitalisasi sangat mempermudah pengelolaan arsip kami saat ini, dan kami lebih fokus pada dokumen yang memang masih relevan. Saya yakin arsip yang dimusnahkan sudah melalui kajian yang cermat,” tutup Rasman. (Adv/Dispora Kaltim)